Agendamiento e integraciones
Cómo conectar un agente de IA con Google Calendar y tu CRM
Diseña un flujo de WhatsApp que califica solicitudes, agenda citas, actualiza el CRM y envía recordatorios.
Para quién: Equipos comerciales y de servicio que gestionan citas
Un agente conectado a Google Calendar y al CRM debe calificar la solicitud, consultar disponibilidad real y crear la cita solo tras la confirmación de la persona. Para ventas y servicio, el éxito se observa en citas atendidas y siguientes pasos registrados, no únicamente en eventos creados.
Contenido de la guía
01
Califica la solicitud antes de ofrecer horarios
Primero identifica qué necesita la persona, qué servicio corresponde y qué información debe quedar en el CRM. Así evitas reservar espacios para solicitudes incompletas o asignar el equipo equivocado.
- Servicio o motivo de la cita
- Nombre y datos de contacto autorizados
- Duración y modalidad
- Equipo o calendario responsable
Califica la solicitud antes de ofrecer horarios
Contexto disponible para el agente
09:42
09:43
02
Consulta disponibilidad y confirma la cita
El agente debe consultar espacios válidos, proponer opciones y crear el evento solo después de la confirmación. Después puede enviar la fecha, la hora, la zona horaria y las instrucciones necesarias.
- Disponibilidad del calendario autorizado
- Zona horaria del negocio
- Confirmación explícita del cliente
- Evento creado con la información mínima
- Opción de reprogramar o cancelar
03
Registra el resultado y activa recordatorios
La cita debe volver al sistema donde trabaja el equipo. Registra el estado, el responsable y el siguiente paso; si hay un cambio, una excepción o una solicitud compleja, transfiere el caso con el contexto disponible. Mide por separado citas solicitadas, confirmadas, atendidas, canceladas y ausencias para identificar dónde se cae el proceso.
- Registro de la cita y su origen
- Recordatorio y confirmación previa
- Asistencia, cancelación, reprogramación o ausencia
- Conversión a oportunidad o siguiente paso
- Escalamiento con historial
Registro de la cita y su origen
Recordatorio y confirmación previa
Asistencia, cancelación, reprogramación o ausencia
Conversión a oportunidad o siguiente paso
Escalamiento con historial
Datos ilustrativos
Preguntas frecuentes
¿El agente puede agendar sin consultar al equipo?
Sí, cuando tiene acceso autorizado a la disponibilidad y las reglas del servicio están definidas. Las excepciones deben transferirse a una persona antes de confirmar.
¿Qué pasa si el CRM no tiene API?
Puedes empezar con una integración controlada por archivo o webhook, siempre que definas los campos mínimos y controles para evitar duplicados.
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